Volná místa

MORAVSKOSLEZSKÝ KRAJ
KRAJSKÝ ÚŘAD

FUNKČNÍ (PRACOVNÍ) NÁPLŇ

Referent/ka spisové služby

Popis činnosti:

Samostatná působnost
1. Provádí dohled nad spisovou službou a nad vyřazováním písemností (skartační řízení)
2. Provádí kontrolu výkonu spisové služby a výběru archiválií v rámci původce se složitější organizační strukturou.
3. Technicky připravuje podklady pro Národní digitální portál v elektronického skartačního řízení.
4. Usměrňuje a koordinuje spisovou službu včetně zpracování návrhů příslušných vnitřních předpisů (Spisový řád).
5. Samostatně a komplexně zajišťuje činnost spisovny krajského úřadu, vede seznamy uložených spisových agend a pečuje o uložené dokumenty.
6. Zabezpečuje provádění skartačního řízení ve spolupráci se Zemským archivem v Opavě.
7. Zajišťuje zveřejňování dokumentů na úřední desce.
8. Vede centrální evidenci razítek používaných odbory a orgány kraje v samostatné
i přenesené působnosti, zajištuje zhotovování nových razítek a oznamuje ztrátu razítek Ministerstvu vnitra ČR.
9. Zabezpečuje úkoly související s elektronizací spisové služby, včetně modulu Registr autorizovaných konverzí (RAK).
10. Zajišťuje spisovou službu elektronicky v modulu spisové služby Podatelna
11. Zajišťuje odbornou správu dokumentů listinných zásilek adresovaných Moravskoslezskému kraji a jeho orgánům, a to jejich příjem, kontrolu, označování a evidenci.
12. Zajišťuje odbornou správu dokumentů doručených datových zpráv do datové schránky MSK a do elektronické podatelny krajského úřadu, a to jejich příjem a kontrolu.
13. Zajišťuje předávku doručených listinných zásilek a datových zpráv odborům KÚ.
14. Přijímá zásilky z odborů určených k odeslání, provádí jejich kontrolu a označení frankovacím strojem.
15. Označuje vybrané listinné zásilky datem vypravení k poštovní přepravě.
16. Zajišťuje včasné předávání odesílaných zásilek České poště.
17. Zajišťuje evidenci vrácených zásilek a potvrzených dodejek a jejich předávání na odbory úřadu.
18. Vyřizuje reklamace poštovních zásilek s Českou poštou.
19. Ukládá poštovní podací archy a zajišťuje jejich předání do spisovny úřadu.
20. Zajišťuje objednávku kreditu a servisních služeb frankovacího stroje a jejich evidenci.
21. Zajišťuje příjem, popis a roztřídění periodického tisku na odbory krajského úřadu a vede příslušnou evidenci.
22. Ukládá poštovní podací archy a zajišťuje jejich předání do spisovny úřadu.
23. Zajišťuje provoz telefonní ústředny v sídle krajského úřadu MSK a poskytuje informace o příslušnosti a telefonních linkách pracovišť a zaměstnanců krajského úřadu.
24. Zajišťuje obsluhu pracoviště recepce.

Přenesená působnost
25. Zajišťuje ucelené části úkolů správce informačního systému veřejné správy, zajišťuje přístupová práva konkrétních uživatelů pro vstup do informačního systému datových schránek a dále zajišťuje náročnější činnosti související s digitalizací dokumentů a jejich dalším zpracováním.
26. Koordinace souhrnné agendy kontaktního místa veřejné správy (Czech POINT) včetně vyřizování nestandardních požadavků na výdej ověřených výstupů z informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí včetně určování postupů při jejich vyřizování
27. Provádí ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisů
28. Prování autorizovanou konverzi dokumentů na žádost a pro úřední potřebu a vede příslušnou evidenci
29. Zajišťuje souhrnnou agendu kontaktního místa Czech POINT

Legenda:
♿ – pracovní pozice vhodná i pro osoby se zdravotním postižením
🎓 – pracovní pozice vhodná i pro absolventy